GDPR

Politica Smart Bloc S.R.L. (SmartRecruiting) privind Protectia Datelor cu caracter Personal – GDPR

La ce se refera GDPR?

GDPR se referă la persoane fizice (natural person – ‘data subject’) și datele lor personale pe baza cărora poate fi identificată persoana (în cazul SmartRecruiting – nume, date de contact, fotografie, CV).

Se referă la procesarea datelor personale. Procesarea include orice operațiune de salvare, modificare, structurare, accesare, diseminare către terți, folosire, ștergere și profilare. Profilarea și matching-ul pe baza unor instrumente automate nu poate fi făcută fără acordul persoanei în cauză. Procesarea datelor personale se poate face doar cu acordul explicit al persoanei posesoare a datelor.

Compania colectează şi prelucrează date cu caracter personal pentru a vă oferi serviciile pe care le aşteptaţi de la noi, cum ar fi găsirea de joburi/roluri potrivite la care/pentru care să aplicaţi, să vă ajutăm cu instruiri sau să facilităm procesului de aplicare pentru joburi/roluri. Aceasta include trimiterea CV-ului dvs către angajatorii prospectivi, menţinându-vă informat cu privire la viitoare oportunităţi de muncă prin e-mail, telefon şi/sau alte metode de comunicare.

Cât timp păstram datele cu caracter personal?
Compania poate să păstreze datele dvs cu caracter personal pentru o perioadă de până la 5 ani după ce v-aţi înregistrat la noi. Dacă aveţi succes cu găsirea unui job prin noi, Compania va trebui să păstreze datele dvs cu caracter personal pentru o perioadă mai mare de timp, pentru a se conforma cu obligaţiile sale legale şi contractuale în derulare.

Transferăm datele dvs către terţi?
Aşa cum s-a menţionat mai sus, divulgăm datele dvs către terţi. Acest lucru se realizează pentru a finaliza obiectivele precizate mai sus. Realizăm acest lucru către clienţii / angajatorii noştri prospectivi: noi vom împărtăşi datele dvs cu clienţii noştri care ne oferă joburi / contracte în care puteţi fi interesat, sau care sunt interesaţi de profilul dvs. Aceştia au obligaţii contactuale şi alte obligaţii cu privire la confidenţialitate în legătură cu datele dvs către noi şi către dvs;

Candidatul (“data subject”) are următoarele drepturi care sunt detaliate mai jos:
1. de a accesa datele personale;
2. de a rectifica datele personale;
3. de a fi șters din baza de date;
4. de a restricționa procesarea datelor personale;
5. de a-și putea porta datele;
6. de a se opune procesarii;
7. de a nu fi subiectul selecției sau profilării automate.
Candidatul își poate exercita aceste drepturi sau nu.


1. Accesarea datelor personale cordul de procesare a datelor:
Pentru a avea un candidat în baza de date trebuie să ai acordul lui explicit (declarație scrisă, email sau prin apăsarea unor butoane – dacă aplicația salvează “amprenta” clickului). Candidatul are dreptul să se răzgândească vis-a-vis de acordul de a-i fi procesate datele personale.

Implementare SmartRecruiting:
Am introdus procesul de obținere a acordului din partea candidaților prin transmiterea personala de catre candidati a CV –ului catre SmartRecruiting prin email de pe adresa sa personala de email catre o adresa interna smartrecruiting.ro acesta constituind acordul sau explicit de a fi in evidentele firmei de recrutare strict in vederea desfasurarii activitatii de plasare catre clienti in vederea angajarii.

Important:
Fiecare candidat care își dă acordul, este de acord cu:
– salvarea lui în baza de date CRM (acces securizat cu user/parola) a agenției pe perioada nedeterminata pana la solicitarea expresa prin email a candidatului de stergere a informatiilor persoanale.
– folosirea unor algoritmi de matching între profilul său și job-urile
angajatorilor; tele personale:

Candidatul trebuie să aibă acces la datele lui și să fie informat despre clienții carora li se prezinta CV-ul său.

Implementare SmartRecruting:
Candidații care își dau acordul să fie in baza de date SmartRecruiting si sunt contactati pentru prezentarea unei oportunitati vor primii in timpul interviului informatii (Nume, adresa, link web) despre firma ce va primi CV-ul.
Pe parcursul procesului vor fi informati telefonic sau email asupra statusul lor în fiecare proces de recrutare;

2. Rectificarea datelor personaleDreptul la rectificarea datelor
Candidații trebuie să poată corecta datele greșite din profilul lor.

Implementare SmartRecruiting:
Candidatul poate transmite modificari ale profilului (CV updated) de fiecare data cand considera ca profesional a intervenit o schimbare ce trebuie sa fie inclusa in CV sau la solicitarea SmartRecruiting in cazul in care se doresc clarificari cerute de un client sau in cazul in care CV-ul este mai vechi de 6 luni.

3. Stergerea din baza de date
Candidații pot cere ștergerea datelor personale, chiar și după ce și-au dat acordul. Această acțiune trebuie executată fără întârziere dacă datele personale nu mai sunt necesare în procesul de recrutare, au fost procesate ilegal sau pur și simplu candidatul și-a retras acordul.

Dacă datele sale personale au fost făcute publice, SmartRecruiting trebuie să informeze toți clienții de cererea candidatului și să le solicite ștergerea datelor din bazele de date proprii.
Candidatul va fi informat despre executarea modificărilor/ ștergerii cerute.


Implementare SmartRecruting:
Candidatul va solicita printr-un email stergerea datelor personale din baza de date SmartRecruiting precum si a CV-ului sau (Atenție: date personale sunt numele, datele de contact, fotografia, CV-ul). Nu ștergem notițele noastre (doar eventualele mențiuni de nume), istoricul candidatului și așteptările sale.

4. Restricționarea procesarii datelor personale
Candidatul are dreptul să ceară restricționarea procesării dacă datele sunt incorecte sau dacă “vrea să fie în baza de date”, dar nu vrea să primească propuneri de job. Candidații care cer restricționarea procesării trebuie evidențiați în baza de date și trebuie informați de statusul lor.

Implementare SmartRecruiting:
Candidatul își poate activa/ dezactiva starea de Open for opportunities/Not open for opportunities prin transmiterea unui email in care sa exprime Statusul dorit.

5. Portarea datelor personale
Candidatul are dreptul să își primească datele personale într-un format structurat și au dreptul să îl trimită către terți.

Implementare SmartRecruiting:
candidații pot solicita prin email (de pe emailul personal) sa le fie transmis CV-ul asa cum l-au transmis catre SmartRecruiting pentru a dispune liber de aceea versiune asigurand astfel principiul „portabilitatii”

6. Dreptul de a se opune
Candidatul are dreptul să se opună să îi fie procesate datele personale în anumite scopuri cum ar fi profilare, marketing, cercetare, analize statistice.

Implementare SmartRecruiting:
SmartRecruiting nu va utiliza datele personale ale candidatilor pentru profilare, marketing, cercetare, analize statistice si nu va instraina aceste date catre nici o companie terta care va solicita acest lucru. Exceptie vor face autoritatiile statului cu drepturi in acest sens caz in care candidatul va fi informat ce autoritate a solicitat aceasta informatie. Procesarea datelor în acest scop va fi comunicată
candidatului în mod explicit imediat ce apare solicitarea.

7. Subiectul selecției sau profilării automate
subiectul selecției Candidatul are dreptul ca profilul lor să nu între în mecanisme de selecție (matching) automate sau sa li se facă o profilare automată. Această clauză nu se aplică dacă acest matching este necesar pentru a intra într-o relație cu angajatorii.

Implementare SmartRecruiting:
Cum mecanismul de funcționare SmartRecruiting nu se bazează pe matching-ul automat dintre candidat și job ci pe un matching manual acest articol nu afecteaza candidații nostrii.
Site-ul www.smartrecruiting.ro NU folosește identificatori de tip Cookie.

General
GDPR se referă la toți candidații stocați, indiferent dacă au fost inscrisi in baza de date inainte de intrarea in vigoare a normelor sau dupa.
Stocare înseamnă procesare, deci trebuie cerut acordul candidaților pentru acest lucru. In consecinta pentru candidatii vechi cu ocazia primei contactari de dupa intrarea in vigoare a normelor le va fi solicitat acordul de prelucrare a datelor, ei putand sa decida daca continua colaborarea sau nu cu firma SmartRecruiting.

OPERATOR DE DATE CU CARACTER PERSONAL
Operatorul de date cu caracter personal este S.C. Smart Bloc S.R.L.

RESPONSABILUL CU PROTECȚIA DATELOR
S.C. Smart Bloc S.R.L., în calitate de operator, a desemnat pe doamna Daniela Beu, în calitate de Responsabil cu Protecția Datelor (denumit în continuare “DPO”), având obligația de a verifica respectarea prevederilor GDPR în operațiunile de prelucrare de date efectuate de către operator și de a reprezenta operatorul în relația cu persoanele vizate și cu Autoritatea de supraveghere.

Persoanele vizate au posibilitatea de a se adresa în orice moment, în mod direct, DPO cu privire la orice aspecte legate de prezentul DPP, utilizând datele de contact de mai jos:

E-mail DPO: recruiting@smartrecruiting.ro